체결이 끝난 계약서를 AI가 읽어 정보를 뽑고, 사람은 자연어로 물어 찾는 방식이 여러 산업 현장에 들어가고 있다. 전자계약 서비스 기업 모두싸인(대표 이영준)의 AI 계약 관리 솔루션 ‘모두싸인 캐비닛’이 제조·유통, 외식·프랜차이즈, 의료기기, 교육, 공공 등 다양한 산업군에 도입되고 있다. 계약 체결 이후 보관·검색·만료·갱신 관리 업무 부담을 줄이려는 솔루션이다.
캐비닛은 종이 계약서와 전자계약서를 한곳에 통합 보관한다. AI OCR로 계약 정보를 추출해 검색과 갱신 일정 관리에 활용한다. 적용된 기능은 전자서명 연동 보관, AI OCR 추출, 자연어 AI 에이전트 검색, 일정 알림, 접근 권한 설정이다.
AI 추출·알림이 줄인 확인 시간
SPA 브랜드 탑텐을 운영하는 신성통상은 부서별로 흩어져 있던 종이·전자계약 문서를 캐비닛으로 통합했다. 그 결과 특정 매장의 원본 계약서를 확인하는 데 걸리는 시간이 1시간에서 30초로 줄었다.
바텍이우홀딩스는 치과용 의료기기 그룹의 지주사다. 이 회사는 캐비닛으로 30여 개 계열사와 해외법인의 계약서를 통합 관리한다. 자동 갱신 조항 추적 기능을 도입하면서 갱신 대상 계약의 만료일을 확인하는 시간이 30분에서 5분으로 단축됐다.
종합 식음서비스 기업 본푸드서비스는 5개 본부와 37개 팀의 계약서를 캐비닛으로 관리한다. 계약서를 업로드하면 자동으로 분류되고 접근 권한이 부여돼, 조직 개편 때마다 문서를 다시 배치하던 업무가 없어졌다.
프랜차이즈·교육·공공으로 번진 자동화
프랜차이즈 브랜드 박승철헤어스튜디오는 전자서명 서비스와 캐비닛을 연동했다. 가맹계약을 체결하면 문서가 자동으로 보관돼 문서 분실 문제가 해소됐다.
삼육대학교는 근로계약서 관리에 캐비닛을 도입했다. 엑셀에 수기로 입력하던 방식에서 자동 보관과 정보 추출로 바꿨고, 만료 알림으로 갱신 누락을 막고 있다.
공공 분야에서는 서울AI허브가 입주기업 계약 관리에 캐비닛을 쓰고 있다. 입주 계약서에서 호실과 기간을 자동으로 추출하고, 이를 입주보육료 산정에 활용하고 있다.
전자서명에서 계약 관리로
모두싸인은 전자계약 체결 경험을 계약 관리 영역으로 넓히는 전략을 진행하고 있다. 이영준 대표는 “계약서의 전자서명만큼이나 체결된 계약 데이터를 어떻게 안전하게 보관하고 관리하느냐가 기업 경쟁력의 핵심”이라고 말했다.
이 대표는 “산업별 특성에 맞춘 AI 계약 관리 솔루션 모두싸인 캐비닛을 통해 스타트업부터 대기업, 공공기관까지 전 산업군의 계약 인프라 혁신을 이끌어나가겠다”고 밝혔다.